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COMUNICAZIONE: ABBATTIMENTO DELLE INEFFICIENZE

ATTRAVERSO LA RIDEFINIZIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI E DI COMUNICAZIONE

 

Il nostro intervento parte dall’analisi dei flussi informativi e di comunicazione riscontrati all’interno dei processi in una data Struttura per giungere alla loro ridefinizione, condivisione e applicazione, con l’obiettivo di abbattere le inefficienze, minimizzare i costi e ottimizzare le risorse.


In ogni processo organizzativo, ogni fase è accompagnata da un passaggio di informazioni, vitale al progredire del processo e all’efficacia delle attività operative ad esso collegate.

Il flusso di comunicazione – definito come CHI DICE COSA A CHI, QUANDO, COME e PERCHE’ all’interno del processo – accompagna il flusso delle relazioni che accompagnano il processo operativo. L’investimento di risorse nella definizione di un processo abitualmente si ferma alla pianificazione, esecuzione e controllo delle varie fasi, ma il processo si attua se LE PERSONE lo fanno funzionare, agendo comportamenti e attraverso le relazioni che si instaurano. A tal fine, le abilità di comunicazione sono fondamentali e rientrano oggi tra le competenze maggiormente richieste a qualsiasi livello della scala gerarchica. Esse appartengono alla sfera delle abilità personali dei singoli individui, che devono essere allineate alle abilità tecniche (proprie del settore di competenza) e integrate nei processi.

Troppo spesso questo passaggio viene saltato nella pianificazione del processo, ma se il meccanismo informativo che accompagna il processo operativo non è equilibrato e ben oliato, il processo spesso si inceppa, e per motivi che non hanno nulla a che vedere con la corretta pianificazione ed esecuzione delle varie fasi. Ogni mancanza nel processo comporta:

  • Perdita di informazioni;
  • Perdita di tempo per recuperarle;
  • Incertezza del processo che diviene inaffidabile;
  • Frustrazione e demotivazione del Personale
  • Ricaduta nella ricerca del colpevole, non della causa
  • Ricerca del capro espiatorio, non della soluzione.

In breve, INEFFICIENZA dell’intero sistema e PERDITA di EFFICACIA dei singoli e delle singole attività nella catena del processo. E più il processo è complesso, più il rischio di caduta ed inefficienza è alto.

E’ dunque utile, nella pianificazione, esecuzione e controllo di ogni processo, provvedere anche all’identificazione e descrizione del flusso di comunicazione, nonché al monitoraggio delle relazioni.



LE TAPPE DEL NOSTRO INTERVENTO

 

 

  1. Analisi dei processi e disegno degli attuali flussi di comunicazione (chi dice cosa a chi, quando e come)
  2. Evidenziazione dei malfunzionamenti del flusso e dell’inadeguatezza delle risorse/strumenti
  3. Riscontro di eventuali necessità formative e ipotesi di formazione
  4. Progettazione del flusso corretto, in base agli obiettivi del processo e alle risorse disponibili (chi dovrebbe dire cosa a chi, quando e come)
  5. Formazione delle risorse umane implicate nel processo
  6. Condivisione del flusso con gli attori e sua applicazione
  7. Follow up di controllo

 

IL NOSTRO VALORE AGGIUNTO

 

  • Il progetto non agisce sulla costruzione dell’immagine e sulla forma come le azioni di marketing, ma lavora sui meccanismi organizzativi e di comunicazione interna
  • L’obiettivo del progetto è l’abbattimento delle inefficienze, con conseguente risparmio sui costi di gestione (il miglioramento dell’immagine è una conseguenza del miglioramento dell’efficienza)
  • Un progetto personalizzato sulla struttura, sul modello, sui processi, sulle procedure e sulle persone della singola Azienda o del singolo Ente
  • Approccio e prestazioni professionali modulari (può essere applicato a singoli progetti, a singoli processi, a singole funzioni, a singoli Dipartimenti o all’intera struttura)
  • Esportabilità dell’intervento: una volta individuato il modello di riferimento proprio della singola Azienda o del singolo Ente, tale modello può essere declinato per ulteriori processi, dipartimenti, ruoli o progetti
  • Un progetto ideato e condotto da consulenti con forti e consolidate competenze nel settore specifico
  • Possibilità di outsourcing dei servizi
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